Jedes bestehende oder sich in Gründung befindliche Unternehmen hat mehr zu tun, als sich ausschließlich auf das Kerngeschäft und/oder die Kernidee zu konzentrieren. So gerne jeder Unternehmer seine Dienstleistung oder sein Produkt verbessern und vertreiben möchte, müssen auch interne Strukturen erarbeitet werden. Dazu gehört folglich auch die Durchführung interner Projekte.
Interne Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass Sie keinen unmittelbaren Effekt nach außen haben. Sie verbessern nicht Ihr Produkt und führen auch nicht zu unmittelbaren Akquisition von Kunden. Doch sie verbessern oftmals ihre internen Strukturen und damit auch ihre Leistungsfähigkeit, was mindestens zu einer langfristigen Zeit- und auch Geldersparnis führt.
Probleme sind hierbei oftmals drei Punkte: Die geringe Motivation zur Durchführung, der falsche Zeitpunkt und insbesondere die ineffiziente Umsetzung.
Setzen Sie nichts auf Biegen und Brechen um
Versuchen Sie zunächst in einer weitsichtigen und langfristigen Planung herauszufinden, was Ihr Unternehmen an interner Struktur (zusätzlich) benötigt. Das können z.B. einheitliche Diensttelefone sein. Sie finden heraus, dass Ihre Mitarbeiter/innen nur ineffizient arbeiten können, weil Sie z.B. keine oder unterschiedliche Diensttelefone haben oder die bereits bestehenden Geräte nicht alle Funktionen, wie den Abruf von E-Mails unterstützen. Daher entscheiden Sie sich zum Ausgeben einheitlicher Diensttelefone im Unternehmen. Mit dieser Vorgehensweise (Problemerkennung à Problemanalyse à Lösungsfindung) können Sie wirklich Notwendiges von nicht Notwendigem unterscheiden.
Setzen Sie ein Projekt auf
Nun stellen sich Ihnen viele Fragen, die es zu beantworten und bearbeiten gilt. Wie sehen die finanziellen Aufwände aus? Welche Maßnahmen zur IT-Sicherheit muss ich durchführen? Welchen Regeln sollen die neuen Diensttelefone unterliegen? Welche rechtlichen Fragen stellen sich? Diese und noch einige Fragen mehr müssen Sie am Ende beantwortet haben, bevor es zu einem Ausrollen der Diensttelefone kommen kann.
Im Rahmen dieser Betrachtung kann es nur einen logischen Weg geben: Setzen Sie ein Projekt auf. Ernennen Sie einen Projektleiter (sofern nicht Sie selbst derjenige sind), erstellen Sie einen Projektplan mit konkret und verbindlich definierten Meilensteinen inklusive einer (realistischen) Zeitplanung. Formulieren Sie dabei ein klares Ziel, z.B. „Wir benötigen neue Diensttelefone, um die Effizienz im Unternehmen deutlich zu steigern“. Erinnern Sie sich und alle Projektbeteiligten in schwierigen Phasen immer an dieses Ziel.
Priorisieren Sie geschickt
Eines der größten Herausforderungen, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Tatsache, dass für ein solches Projekt Mitarbeiter/innen benötigt werden, die oftmals auch an wichtigeren Projekten beteiligt und darin gefragt sind. Die Durchführung interner Projekte muss daher „nebenbei“ erfolgen und zusätzlich möglichst geräuschlos. Um dies zu gewährleisten wählen Sie einen guten Zeitpunkt für den Beginn und das Ende des Projektes. Wenn Sie im letzten Quartal eines Jahres voll mit Produktentwicklung, Vertriebszielen und weiteren Formalitäten (z.B. Ihrem Jahresabschluss) beschäftigt sind, ist das Aufsetzen eines internen Projektes in dieser Phase wohl eher nicht empfehlenswert. Achten Sie neben dem Zeitpunkt auch auf die richtige Priorisierung für die Projektbeteiligten. Ihre Kernidee hat immer Vorrang, allerdings sollten Sie interne Projekte nicht „schleifen“ lassen. Nehmen Sie sich daher die Zeit, gemeinsam mit allen Projektbeteiligten abzustimmen, wann es passend ist, am internen Projekt zu arbeiten. Achten Sie dann sehr genau auf die Verbindlichkeit. Wenn Sie Zeit für das interne Projekt einräumen, dann sollte diese auch genutzt werden; haben Sie bspw. einen Regeltermin zur Abstimmung für das interne Projekt aufgesetzt, dann halten Sie an diesem Termin fest und sagen Sie ihn nicht regelmäßig ab für andere Tätigkeiten.
Eine effiziente und effektive Vorgehensweise erspart Ihnen viel Zeit und Aufwand. Der Nutzen ist dabei besonders hoch, wenn Sie nach erfolgreichem Abschluss merken, wie sehr Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen verbessern konnten.
Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung solcher internen Projekte. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre interne Struktur aufbauen und/oder verbessern.
Sprechen Sie uns gerne an!
Danilo Terrasi