Compliance Management Systeme
für eine erfolgreiche und nachhaltige Geschäftstätigkeit

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für Ihre Organisation

Wir bei ink unterstützen Sie in bei Ihren Compliance Projekten mit langjähriger Erfahrung im Finanz- und Konzernumfeld. Wir helfen bei der Auswahl und Implementierung Ihres Compliance Management Systems wie

  • Dokumentenmanagementsystem

  • Fraud-Prevention-System

  • Datenschutzmanagementsysteme

  • Compliance-Management-Systeme

  • Vertrags-Management-Systeme

 

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Was versteht man unter einem Compliance Management System?

Ein Compliance-Management-System (CMS) ist ein organisatorischer Prozess, der das Unternehmen dabei unterstützt, sich an gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien zu halten. Durch das CMS wird sichergestellt, dass alle Beschäftigten über die Regeln und Vorschriften Bescheid wissen und diese einhalten. Zudem hilft es, die Einhaltung der Regeln zu überwachen und zu dokumentieren. Diese Prozesse werden in modernen Unternehmen unterstützt, durch den Einsatz von entsprechender Software.

Warum ein Compliance-Management-System so wichtig ist

Compliance-Management-Systeme (CMS) sind in Unternehmen unerlässlich geworden. Durch sie wird sichergestellt, dass die internen Prozesse eines Unternehmens mit den gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen in Einklang stehen.

Compliance – Übersetzung und Bedeutung im unternehmerischen Sinn

Compliance bedeutet im unternehmerischen Sinn so viel wie Konformität oder Übereinstimmung. In einem Unternehmen muss es verschiedene Regeln und Richtlinien geben, an die sich alle Beschäftigte halten müssen. Diese können beispielsweise finanzielle Richtlinien, Arbeitszeitregeln oder Richtlinien zum Umgang mit Kundendaten sein. Wenn eine Beschäftigte sich diesen Regeln nicht fügt oder sie gar nicht kennt, begeht er einen Fehler. Dieser wird als Compliance-Verstoß bezeichnet.

Compliance Verstöße systematisch vermeiden

Compliance-Management-Systeme (CMS) dienen dazu, solche Fehler von vornherein zu vermeiden. In einem CMS werden alle relevanten Unternehmensregeln und -richtlinien festgehalten. Jeder Beschäftigte muss sich mit diesen vertraut machen und sie einhalten.

Wenn es doch einmal zu einem Compliance-Verstoß kommt, kann das CMS helfen, den Schaden so gering wie möglich zu halten. Ein CMS ist also wichtig, um Fehler in einem Unternehmen zu vermeiden und die Konformität mit den relevanten Regeln sicherzustellen.

Die Komponenten eines Compliance Management Systems

Das CMS besteht in der Regel aus mehreren Komponenten, die alle aufeinander abgestimmt sein müssen, um effektiv zu sein. Zu den Komponenten gehören unter anderem

Compliance Management Systeme - Richtlinien und Verfahren

Richtlinien und Verfahren

Die Richtlinien und Verfahren des CMS legen fest, wie das Unternehmen seine Geschäfte tätigt und welche Verhaltensweisen von den Beschäftigten erwartet werden. Diese Richtlinien müssen klar und eindeutig sein, damit alle Beschäftigte wissen, was von ihnen erwartet wird. Die Verfahren legen genau fest, wie bestimmte Aufgaben erledigt werden sollen. Dies ist wichtig, damit alle Beschäftigte die gleichen Arbeitsabläufe verwenden und so Fehler minimiert werden.

Compliance Management Systeme - Überwachungs- und Kontrollmechanismen

Überwachungs- und Kontrollmechanismen

Um sicherzustellen, dass alle Beschäftigten die Richtlinien des CMS einhalten, müssen regelmäßige Kontrollen durchgeführt werden. Dies kann entweder durch externe Auditoren oder interne Revisionsstellen erfolgen. Die Ergebnisse dieser Kontrollen müssen dokumentiert werden, um im Falle eines Fehlverhaltens rechtliche Schritte einleiten zu können.

Compliance Management Systeme - Fehlerbehebung

Maßnahmen zur Behebung
von Fehlern

Fehler können trotz aller Vorkehrungen immer mal auftreten. Wichtig ist in diesem Fall, dass Fehler sofort erkannt und behoben werden. Dazu muss es in jedem Unternehmen klare Regeln und Verfahren geben. Nur so kann sichergestellt werden, dass Fehler in Zukunft vermieden werden.

Compliance Management Systeme - Schulung

Schulungen für Beschäftigte

Alle Beschäftigte müssen regelmäßig über die Richtlinien und Verfahren des CMS informiert und geschult werden. Durch die Schulungen sollten Beschäftigte nicht nur die Richtlinien kennen, sondern auch verstehen, warum sie eingehalten werden müssen. Nur so können die Beschäftigten entsprechend handeln, wenn sich eine Situation ergibt, in der die Einhaltung der Richtlinien notwendig ist.

Vorteile eines Compliance Management Systems

Ein CMS ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Durch die Einführung eines CMS können Unternehmen sicherstellen, dass alle Beschäftigte über die relevanten Gesetze und Vorschriften informiert sind. Darüber hinaus kann ein CMS dazu beitragen, Fehler in Bezug auf die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu vermeiden.

Insgesamt bietet ein Compliance Management System viele Vorteile für Unternehmen. Es hilft ihnen dabei, ihre gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und Risiken sowie Kosten zu minimieren.

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Ihre Ansprechpartner

Mit diesen Leistungen untersützen wir Unternhemen dabei ihre Herausforderungen beim Thema Datenschutz zu meistern. Zögern Sie nicht, in einem brachenspezifischen und individuellen Beratungsgespräch herauszufinden, was wir für Sie tun können!

„In unserer beruflichen Praxis haben wir uns in den letzten Jahren auf das Thema Datenschutz und Datenschutzberatung nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) spezialisiert. Wir haben bereits zahlreichen Unternehmen geholfen, die mannigfaltigen Herausforderungen dieser Thematik zu meistern.“

Danilo Terrasi

CEO & Gründer, ink solutions GmbH

„Beim Thema Datenschutz finden Sie in ink solutions einen Partner, der immer eine passende Lösung für Sie und Ihr Unternehmen findet! Lernen Sie uns kennen und finden Sie heraus, wie guter Datenschutz die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen fördert und Vertrauen bei Kunden und Mitarbeitern schafft – denn Digitalisierung und Datenschutz gehen Hand in Hand.“

Jörn Hedderich

CEO & Gründer, ink solutions GmbH

Compliance Management Systeme FAQ

Was ist Datenschutz?
Datenschutz ergibt sich aus dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung und schützt das allgemeine Persönlichkeitsrecht. Der Grundgedanken hinter dem Datenschutz ist, dass jeder Mensch selbst in der Lage sein muss zu entscheiden, was mit seinen Daten und Informationen passiert. Dies bedeutet, dass Betroffene immer Informiert werden müssen, wenn ihre Daten verwendet werden und selbst entscheiden dürfen, was mit diesen gemacht wird.   
Warum ist Datenschutz wichtig?
Datenschutz ist Grundrechtsschutz und hilft beim Aufbau von Vertrauen mit Kunden und Mitarbeitern und schützt das Grundrecht auf informelle Selbstbestimmung. Smarter Datenschutz unterstützt außerdem Ihre Digitalisierung und hilft dabei, zukunftsfähige digitale Infrastrukturen zu definieren.
Wer ist von der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) betroffen?
Die Datenschutzgrundverordnung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU und sie gilt auch für Nicht-Europäische Unternehmen die innerhalb der EU Daten verarbeiten. In der Praxis sind hauptsächlich Unternehmen und staatliche Stellen betroffen. Je sensibler die Datenverarbeitung, desto höher fallen die Anforderungen aus. Ausgenommen ist die Datenverarbeitung im persönlichen und familiären Bereich.
Welche Daten zählen zu den personenbezogenen Daten gemäß DSGVO?
Welche Daten zählen zu den personenbezogenen Daten gemäß DSGVO?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen oder diese identifizierbar machen. Hierzu zählen fast alle Daten, sofern diese mit einer Person in Verbindung gebracht werden. Personenbezogene Daten sind u.a.

  • Name
  • Anschrift
  • E-Mail Adresse
  • Bewerbungsunterlagen
  • Protokolle über Zutritt von Personen in Gebäude
  • Bild- und Videomaterial auf dem Personen erkennbar sind
  • IP-Adressen
  • Das KfZ-Nummernschild
  • Video- oder Fotoaufnahmen
  • …
Was sind typische Fälle für Dokumentationspflichten im Datenschutz?
Dokumentationspflichten ergeben sich im Wesentlichen aus dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit (Accountability). Verantwortliche für den Datenschutz müssen zu jeder Zeit nachweisen können, dass sie die Anforderungen aus dem Datenschutz erfüllen. Um das umsetzen zu können, müssen Vorgänge im Datenschutz dokumentiert werden.

Dies bedeutet dass u.a. die Durchführung von Datenschutzschulungen, die Etablierung eines Datenschutz Managements oder eines Lösch- und Berechtigungskonzeptesdokumentiert werden müssen.

7 Gründe für professionellen Datenschutz im Unternehmen
  1. Stärkung von Vertrauen gegenüber Mitarbeitern und Kunden
  2. Gewährleistung der Compliance
  3. Pragmatischer Datenschutz unterstützt Prozesse und erschwert diese nicht
  4. Schutz vor Bußgeldern
  5. Schutz vor Imageschäden
  6. Datenschutz gibt moderner IT Struktur
  7. Datenschutz ist Grundrechtsschutz
Wer ist in einem Unternehmen für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich?
Datenschutz ist Managementaufgabe! Für die Umsetzung der Anforderungen aus dem Datenschutz ist die Geschäftsleitung verantwortlich.
Für die Einhaltung des Datenschutzes ist letztendlich aber auch jeder Mitarbeiter im Rahmen der eigenen Rolle zuständig. Die Geschäftsführung und die Führungskräfte sind darüber hinaus dafür verantwortlich, geeignete Maßnahmen zur Umsetzung des Datenschutzes zu planen und umzusetzen. Dies erfordert auch die Etablierung eines effektiven Datenschutz Managementsystems. Datenschutzbeauftragte haben hier die Funktion, die Umsetzung zu beraten und auf den Datenschutz hinzuwirken.
Wann braucht man einen externen Datenschutzbeauftragten?
Die Bestellpflicht besteht grundsätzlich wenn Teile Ihres Geschäftszwecks die Verarbeitung personenbezogener Daten ist (z.B. Personalvermittlung oder Callcenter) oder wenn regelmäßig mehr als 10 Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (z.B. der Fall bei großen Personalabteilungen).

In unserem Blogbeitrag zur Bestellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten erklären wir detailliert Entscheidungsfaktoren für diesen Prozess.

Wer darf im Unternehmen Datenschutzbeauftragter sein?
Datenschutzbeauftragter darf sein, wer die benötigte Qualifikation und insbesondere das notwendige Fachwissen besitzt. Als Datenschutzbeauftragte können sowohl interne Mitarbeiter wie externe Dienstleister bestellt werden. Datenschutzbeauftragte sind in Ihrer Tätigkeit weisungsfrei und sollen frei von Interessenkonflikten sein. Daher werden diese in der Regel organisatorisch direkt der Geschäftsführung zugeordnet. Aufgrund möglicher Interessenkonflikte sind Geschäftsführer von der Rolle als Datenschutzbeauftragte ausgeschlossen, wie in der Regel auch Führungskräfte.
Wann benötigt man eine Datenschutzerklärung?
Die Datenschutzerklärung ist in den Art. 12 bis 14 DSGVO geregelt und ein Teil der DSGVO, der in Zukunft noch einmal überarbeitet werden wird. Denn aktuell muss eine Information gemäß dieser Artikel immer erfolgen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Da dies praktisch häufig zu organiatorischen Probleme führt, wird die Datenschutzerklärung häufig auf die Unternehmenswebseite ausgelagert um eine möglichst pragmatische Information der Betroffenen zu ermöglichen.
Sind Schulungen zum Datenschutz vorgeschrieben?
Datenschutzschulungen werden nicht explizit im Gesetz gefordert. Die DSGVO erfordert allerdings, die Umsetzung von angemessenen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes. Hierzu gehört auch die regelmäßige Schulung von Mitarbeitern, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. In der Praxis bedeutet dies, dass nicht zwingend der Handwerker der im Kundeneinsatz tätig ist, geschult werden müssen aber durchaus die Mitarbeiter/innen der Personalabteilung oder die IT Administrator*innen.
Was ist ein Datenschutzverstoß?
Ein Datenschutzverstoß bedeutet letztendlich das die Vorschriften der DSGVO, des BDSG oder weiterer Datenschutz-Regularien nicht eingehalten wurden. Da Bagatellverstöße im Datenschutz allerdings alltäglich sind und selbst bei den Aufsichtsbehörden vorkommen, sind mit dem Begriff Datenschutzverstoß in Regel meldepflichtige Datenschutzpannen oder Bußgeldbewehrte Verstöße gemeint. Ein Datenschutzverstoß kann sich daraus ergeben, dass Regeln nicht eingehalten werden z.B. weil kein Löschkonzept implementiert wurde oder dadurch dass Daten gestohlen wurden.
Datenschutzpanne im Unternehmen: Was tun?
Wenn es in Ihrem Unternehmen zu einem Datenschutzverstoß kommt, sind Sie nach Art. 33 DSGVO dazu verpflichtet, diesen innerhalb von 72 Stunden an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde zu melden. Die meisten Aufsichtsbehörden haben hierfür ein Online-Formular, und es ist möglich zur Einhaltung der knappen Frist eine Vorabmeldung zu machen, wenn der Sachverhalt noch nicht komplett aufgeklärt ist. Von einem Datenschutzverstoß ist jedoch nur auszugehen, wenn dieser Verstoß auch zu einem Risiko für Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen führt.

Kommen Sie bei Ihrer Beurteilung zu dem Ergebnis, dass ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten des Betroffenen besteht (z.B. weil seine Kreditkartendaten entwendet wurden), dann muss dieser darüber informiert werden.

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