Wir beschäftigen uns mit der Frage wie aus einer Idee ein Produkt wird und bedienen uns hierfür bei den Werkzeugen des Projektmanagements.
Eine Vision für ein Unternehmen oder ein neues Produkt haben Sie schon? Der komplizierte Part ist nun, von der Idee zum Projekt zu gelangen.
Die Lösung konzeptionieren
An dieser Stelle kommen wir nicht herum, kurz darauf einzugehen, was überhaupt ein Projekt ist. Wir können uns hierfür an der Definition des PMI (Project Management Institute) orientieren. A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result. [1]
Mit anderen Worten: Ein Projekt ist die Lösung eines einmaligen Problems.
Ein Projekt besteht aus:
- einer komplexen, neuartigen Aufgabenstellung,
- messbaren Zielen & Ergebnissen,
- zeitlicher Befristung (Anfang und Ende),
- begrenzten Ressourcen (finanziell, personell, sachlich);
- Teamarbeit ist notwendig.
Die oben genannte Definition ist insofern interessant, als dass Sie uns direkt mit an die Hand gibt, welche Dimensionen wir definieren müssen, um unsere Idee so zu definieren, damit Sie umgesetzt werden kann. Damit kommen wir zum letzten Projektmanagement Basic dieses Artikels, ganz ehrlich!
Das magische Dreieck
Das Zielbild eines Projektes ist immer für den Umfang (Inhalt), die Dauer und die Kosten des Projektes definiert. Jede Idee ist umsetzbar, wenn die oben genannten Dimensionen definiert sind.
Die wichtigste und zeitgleich am schwierigsten zu definierende Dimension ist hierbei der Inhalt. Hierfür gibt es aber eine erprobte Methode, das Requirements-Engineering.
Anforderungen definieren – dicke Bretter bohren
Um die Idee einfach umsetzbar zu machen, muss diese in klar definierten Arbeitspaketen beschrieben werden. Schauen wir uns das doch einfach anhand der Erstellung einer neuen App zur einfachen Abrechnung von Reisekosten.
Über allem steht die Frage; „Was muss getan werden, um das Ziel zu erreichen? Die Frage beantworten wir zuerst auf der höchsten Ebene:
- Eine App muss entwickelt werden
- Eine Hosting Lösung für die App muss beschafft werden
- Die datenschutzrechtlichen Anforderungen müssen definiert werden
- Der Abrechnungsprozess im Unternehmen muss angepasst werden.
- …
Dies wird so lange gemacht, bis einem nichts mehr einfällt. Dann werden die einzelnen Anforderungen einfach genommen und weiter heruntergebrochen. Wichtig hierbei ist vor allem die richtigen Fragen zu stellen, die Antworten finden sich schon.
1. Eine App muss entwickelt werden
Was muss diese App können? Wer ist die Zielgruppe? Welche Rahmenbedingungen z.B. Datenschutz müssen beachtet werden? Mit diesen Fragen kommen wir auf die nächste Ebene.
1.1 Eine Login Funktion muss entwickelt werden
1.2 Nutzer haben die Möglichkeit Dokumente zu verwalten, z.B. um Reisekostenabrechnungen zu erstellen und den Abrechnungsprozess anzustoßen
1.3 Sachbearbeiter haben die Möglichkeit die ihnen zugewiesenen Abrechnungsunterlagen zu prüfen
Und wie es oft ist, führt das eine immer zum anderen, haben wir hier gerade Nutzern gesprochen? Weche Art von Nutzer gibt es? Wer darf was machen? So haben wir auch schon die nächsten Anforderungen.
1.4 Ein Berechtigungskonzept muss erstellt werden
1.5 …
Am Ende dieses Prozesses steht ein Anforderungskatalog, der schlicht abgearbeitet werden muss, um das Ziel zu erreichen und somit letztendlich die Idee umzusetzen. Wichtig hierbei ist immer, mit den relevanten Leuten zu sprechen. Im obengenannten Fall sollte man mit einigen der (künftigen) Nutzer, den Sachbearbeitern, der HR-Abteilung und dem Datenschützer sprechen, um alle Blickwinkel miteinzubeziehen und die bestmögliche Lösung zu finden.
Sind die Anforderungen geschärft, gilt es noch diese zu schätzen. Also die Frage zu klären wieviel Entwicklungsarbeit z.B. einfließen muss. Ist das erledigt ist die Zeitplanung nur noch eine Kleinigkeit. Diese Themen schauen wir uns in einem anderen Blogartikel an.
[1] Weaver, P. (2010). Understanding programs and projects—oh, there’s a difference! Paper presented at PMI® Global Congress 2010—Asia Pacific, Melbourne, Victoria, Australia. Newtown Square, PA: Project Management Institute. Entnommen aus: https://www.pmi.org/learning/library/understanding-difference-programs-versus-projects-6896 (zuletzt abgerufen am 05.07.2021).
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