Das Thema „Legal Technology“, erwächst mittlerweile zu einem größeren und vor allem undurchschaubaren Thema. Auch kleinere und mittelständische Unternehmen haben immer häufiger das Gefühl, sich mit diesem Begriff auseinandersetzen zu müssen. Oftmals fehlt jedoch die Strategie, herausfinden zu können, ob Legal Tech für das eigene Unternehmen relevant ist oder nicht.
Legal Tech: Eine Definition
Vereinfacht beschrieben, ist Legal Tech jede digitale Anwendung, die juristische Tätigkeiten und Prozesse unterstützt oder komplett automatisiert durchführt1. Dies kann von einem schlichten Dokumentenmanagementsystem für Ihre Rechtsabteilung bis hin zu vollständig automatisiert durchgeführten Prüfungen reichen. Die bekanntesten Beispiele sind u.a. Plattformen, die Fluggastrechte durchsetzen oder bei der Abwehr von Bußgeldbescheiden unterstützen.
Brauche ich Legal Tech?
Die häufigsten Gründe für die Einführung einer Anwendung im Bereich Legal Tech sind Kostenersparnis, Prozesse effizient gestalten zu wollen oder auch um das eigene Personal unterstützen. Nicht selten bedient Legal Tech sämtliche dieser Kategorien. In diesem Punkt unterscheiden sich Anwendungen des Legal Tech kaum von anderen Software-Lösungen oder Online-Diensten, die Ihnen das Leben erleichtern sollen. Klar ist: Sich mit dem Thema zu beschäftigen, einfach nur um des Legal Tech willen, ist nicht der richtige Weg.
Gehen wir nun vom klassischen Fall eines mittelständischen Unternehmens aus, das eine kleine Rechtsabteilung von maximal drei bis vier Leuten unterhält. Im Rahmen dieser Größe ist eine Aufteilung z.B. nach Rechtsgebieten oder Fachbereichen, wie es sie in größeren Unternehmen oder Konzernen gibt, nicht sinnvoll oder kaum möglich. Entsprechend übernimmt die kleine Rechtsabteilung alle im Unternehmen anfallenden Rechtsfragen. Das können die Begleitung von großen Projekten (z.B. die Produktentwicklung), die Prüfung von Einzelfragen, die Kommunikation mit Behörden sowie das Monitoring der rechtlichen Entwicklung sein. Unabhängig wo der Fokus Ihrer kleinen Rechtsabteilung liegt, eines können Sie wohl mit Sicherheit sagen: Die personellen und zeitlichen Ressourcen sind knapp, es gibt immer viel zu tun!
Wenn Sie nun zu der Erkenntnis gelangen, oder Ihre Mitarbeiter/innen vielleicht sogar von sich aus auf Sie zukommen, dass eine Entlastung angebracht wäre, kommt Legal Tech ins Spiel.
Wie finde ich die passende Anwendung?
Um diese Frage beantworten zu können, müssen Sie zunächst den Status Quo erfassen. Stellen Sie sich und Ihrer Rechtsabteilung folgende Frage: Mit welchen Tätigkeiten verbringt ihr wie viel Zeit? Der zeitliche Aufwand ist insbesondere in kleinen Abteilungen – dahingehend besteht kein Unterschied zwischen Rechtsabteilungen und anderen Fachbereichen – der effektivste Indikator, an welcher Stelle eine Veränderung sinnvoll ist. Minimieren Sie den zeitlichen Aufwand, sparen Sie Kosten, gestalten Prozesse in der Regel effizienter und unterstützten somit ihr Personal.
Sofern Sie keine (Projekt-)Zeiterfassung haben, vertrauen Sie bei der Beantwortung dieser Frage auf Ihr Personal. In der Regel können Ihre Mitarbeiter/innen sehr gut einschätzen, welche Tätigkeiten wie viel Zeit in Anspruch nehmen.
Als Ergebnis sollten Sie nun eine (zumindest grobe) Übersicht darüber haben, welche Tätigkeiten anfallen und wie viel Zeit – idealerweise in der Woche – diese jeweils in Anspruch nehmen.
Nachdem Sie nun den Ist-Zustand überblicken können, geht es an die nächste Frage: Welche dieser Tätigkeiten lassen sich automatisieren?
Der schnellste Weg zum Erfolg im Bereich Legal Tech ist die Automatisierung. Nehmen wir an, in unserem Beispiel gäbe es den Posten „Dokumentenverwaltung“, der mit 20 Stunden in der Woche zu Buche schlägt. Dies betrifft die Suche, die Ablage und auch die Archivierung von Dokumenten. Alles Punkte, die Zeitfresser darstellen. Zeit, die Ihre Mitarbeiter/innen besser in wichtigere Themen, insbesondere die Projektarbeit stecken können. Der Bereich der Dokumentenverwaltung ist jedoch auch leicht, jedenfalls in Teilen, zu automatisieren.
Finden Sie beispielsweise eine Software- oder auch eine Cloud-Lösung, die die genannten Punkte bei der Dokumentenverwaltung erleichtert, indem sie bspw. einem klaren Ablagesystem folgt. Dies können Sie auch erweitern. Arbeiten Sie in bestimmten Bereichen mit Mustern und wiederkehrenden Dokumenten (z.B. ihre AGB, ihr Muster-NDA oder ein Muster-Rahmenvertrag), erleichtern Sie das Auffinden und die Aktualität im Unternehmen. Dies können Sie, indem Sie in Ihrem Unternehmensnetzwerk einen Bereich für Legal-Dokumente anlegen. Ihre Muster sind geprüft und ohne weitere Nachfrage von anderen Fachbereichen verwendbar. So ersparen Sie unnötiges Nachfragen bei Ihrer Rechtsabteilung.
Brauche ich auch ohne Rechtsabteilung Legal Tech?
Gerade als z.B. Kleinunternehmer, der keine separate Rechtsabteilung unterhält, können Legal-Tech Anwendungen sehr sinnvoll sein. Es spart Kosten, da nicht für jede Frage der Anwalt konsultiert werden muss und deckt – insbesondere zu Beginn eines Unternehmens – bestehende Kenntnislücken ab. Hierunter fallen z.B. Softwarelösungen oder Online-Dienste, die für Sie bestimmte Muster erstellen. Das können Verträge, Angebote oder auch Rechnungen sein.
Fazit: Legal Tech hilft Ihrem gesamten Unternehmen
Die Einführung von Legal Tech Anwendungen ist immer auf den Bedarf ausgerichtet. Wenn Sie diesen ermittelt haben und zu der Erkenntnis gelangen, dass eine digitale Unterstützung notwendig und hilfreich ist, steht der Implementierung von Legal Tech nichts im Wege. Beachten Sie immer dabei, dass Sie Ihre betroffenen Mitarbeiter/innen einbinden. Ihr Personal kennt die Schwachstellen und weiß, wo Unterstützung notwendig ist! Achten Sie außerdem auch darauf, dass auch Ihr restliches Unternehmen von der Einführung einer Lösung profitiert und prüfen Sie, ob nicht schon genutzte Anwendungen auch für den Bereich „Legal“ anwendbar sind.