Compliance Management Systeme
für eine erfolgreiche und nachhaltige Geschäftstätigkeit
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Dokumentenmanagementsystem
Fraud-Prevention-System
Datenschutzmanagementsysteme
- Compliance-Management-Systeme
Vertrags-Management-Systeme
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Was versteht man unter einem Compliance Management System?
Ein Compliance-Management-System (CMS) ist ein organisatorischer Prozess, der das Unternehmen dabei unterstützt, sich an gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien zu halten. Durch das CMS wird sichergestellt, dass alle Beschäftigten über die Regeln und Vorschriften Bescheid wissen und diese einhalten. Zudem hilft es, die Einhaltung der Regeln zu überwachen und zu dokumentieren. Diese Prozesse werden in modernen Unternehmen unterstützt, durch den Einsatz von entsprechender Software.
Warum ein Compliance-Management-System so wichtig ist
Compliance-Management-Systeme (CMS) sind in Unternehmen unerlässlich geworden. Durch sie wird sichergestellt, dass die internen Prozesse eines Unternehmens mit den gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen in Einklang stehen.
Compliance – Übersetzung und Bedeutung im unternehmerischen Sinn
Compliance bedeutet im unternehmerischen Sinn so viel wie Konformität oder Übereinstimmung. In einem Unternehmen muss es verschiedene Regeln und Richtlinien geben, an die sich alle Beschäftigte halten müssen. Diese können beispielsweise finanzielle Richtlinien, Arbeitszeitregeln oder Richtlinien zum Umgang mit Kundendaten sein. Wenn eine Beschäftigte sich diesen Regeln nicht fügt oder sie gar nicht kennt, begeht er einen Fehler. Dieser wird als Compliance-Verstoß bezeichnet.
Compliance Verstöße systematisch vermeiden
Compliance-Management-Systeme (CMS) dienen dazu, solche Fehler von vornherein zu vermeiden. In einem CMS werden alle relevanten Unternehmensregeln und -richtlinien festgehalten. Jeder Beschäftigte muss sich mit diesen vertraut machen und sie einhalten.
Wenn es doch einmal zu einem Compliance-Verstoß kommt, kann das CMS helfen, den Schaden so gering wie möglich zu halten. Ein CMS ist also wichtig, um Fehler in einem Unternehmen zu vermeiden und die Konformität mit den relevanten Regeln sicherzustellen.
Die Komponenten eines Compliance Management Systems
Das CMS besteht in der Regel aus mehreren Komponenten, die alle aufeinander abgestimmt sein müssen, um effektiv zu sein. Zu den Komponenten gehören unter anderem
Richtlinien und Verfahren
Die Richtlinien und Verfahren des CMS legen fest, wie das Unternehmen seine Geschäfte tätigt und welche Verhaltensweisen von den Beschäftigten erwartet werden. Diese Richtlinien müssen klar und eindeutig sein, damit alle Beschäftigte wissen, was von ihnen erwartet wird. Die Verfahren legen genau fest, wie bestimmte Aufgaben erledigt werden sollen. Dies ist wichtig, damit alle Beschäftigte die gleichen Arbeitsabläufe verwenden und so Fehler minimiert werden.
Überwachungs- und Kontrollmechanismen
Um sicherzustellen, dass alle Beschäftigten die Richtlinien des CMS einhalten, müssen regelmäßige Kontrollen durchgeführt werden. Dies kann entweder durch externe Auditoren oder interne Revisionsstellen erfolgen. Die Ergebnisse dieser Kontrollen müssen dokumentiert werden, um im Falle eines Fehlverhaltens rechtliche Schritte einleiten zu können.
Maßnahmen zur Behebung
von Fehlern
Fehler können trotz aller Vorkehrungen immer mal auftreten. Wichtig ist in diesem Fall, dass Fehler sofort erkannt und behoben werden. Dazu muss es in jedem Unternehmen klare Regeln und Verfahren geben. Nur so kann sichergestellt werden, dass Fehler in Zukunft vermieden werden.
Schulungen für Beschäftigte
Alle Beschäftigte müssen regelmäßig über die Richtlinien und Verfahren des CMS informiert und geschult werden. Durch die Schulungen sollten Beschäftigte nicht nur die Richtlinien kennen, sondern auch verstehen, warum sie eingehalten werden müssen. Nur so können die Beschäftigten entsprechend handeln, wenn sich eine Situation ergibt, in der die Einhaltung der Richtlinien notwendig ist.
Vorteile eines Compliance Management Systems
Ein CMS ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Durch die Einführung eines CMS können Unternehmen sicherstellen, dass alle Beschäftigte über die relevanten Gesetze und Vorschriften informiert sind. Darüber hinaus kann ein CMS dazu beitragen, Fehler in Bezug auf die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu vermeiden.
Insgesamt bietet ein Compliance Management System viele Vorteile für Unternehmen. Es hilft ihnen dabei, ihre gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und Risiken sowie Kosten zu minimieren.
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Ihre Ansprechpartner
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Compliance Management Systeme FAQ
Was ist Datenschutz?
Warum ist Datenschutz wichtig?
Wer ist von der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) betroffen?
Welche Daten zählen zu den personenbezogenen Daten gemäß DSGVO?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen oder diese identifizierbar machen. Hierzu zählen fast alle Daten, sofern diese mit einer Person in Verbindung gebracht werden. Personenbezogene Daten sind u.a.
- Name
- Anschrift
- E-Mail Adresse
- Bewerbungsunterlagen
- Protokolle über Zutritt von Personen in Gebäude
- Bild- und Videomaterial auf dem Personen erkennbar sind
- IP-Adressen
- Das KfZ-Nummernschild
- Video- oder Fotoaufnahmen
- …
Was sind typische Fälle für Dokumentationspflichten im Datenschutz?
Dies bedeutet dass u.a. die Durchführung von Datenschutzschulungen, die Etablierung eines Datenschutz Managements oder eines Lösch- und Berechtigungskonzeptesdokumentiert werden müssen.
7 Gründe für professionellen Datenschutz im Unternehmen
- Stärkung von Vertrauen gegenüber Mitarbeitern und Kunden
- Gewährleistung der Compliance
- Pragmatischer Datenschutz unterstützt Prozesse und erschwert diese nicht
- Schutz vor Bußgeldern
- Schutz vor Imageschäden
- Datenschutz gibt moderner IT Struktur
- Datenschutz ist Grundrechtsschutz
Wer ist in einem Unternehmen für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich?
Für die Einhaltung des Datenschutzes ist letztendlich aber auch jeder Mitarbeiter im Rahmen der eigenen Rolle zuständig. Die Geschäftsführung und die Führungskräfte sind darüber hinaus dafür verantwortlich, geeignete Maßnahmen zur Umsetzung des Datenschutzes zu planen und umzusetzen. Dies erfordert auch die Etablierung eines effektiven Datenschutz Managementsystems. Datenschutzbeauftragte haben hier die Funktion, die Umsetzung zu beraten und auf den Datenschutz hinzuwirken.
Wann braucht man einen externen Datenschutzbeauftragten?
In unserem Blogbeitrag zur Bestellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten erklären wir detailliert Entscheidungsfaktoren für diesen Prozess.
Wer darf im Unternehmen Datenschutzbeauftragter sein?
Wann benötigt man eine Datenschutzerklärung?
Sind Schulungen zum Datenschutz vorgeschrieben?
Was ist ein Datenschutzverstoß?
Datenschutzpanne im Unternehmen: Was tun?
Kommen Sie bei Ihrer Beurteilung zu dem Ergebnis, dass ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten des Betroffenen besteht (z.B. weil seine Kreditkartendaten entwendet wurden), dann muss dieser darüber informiert werden.
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