Legal Tech

Dokumentenautomatisierung mit modernster, digitaler Technologie

Legal Technology, kurz Legal Tech, bietet für die Erbringung von (Rechts-)Dienstleistungen und für die Steigerung der Effizienz und Effektivität in jedem Unternehmen vielfältige Möglichkeiten und einen großen Spielraum.

Wir von ink möchten gemeinsam mit Ihnen diesen Spielraum nutzen und für Sie und Ihr Unternehmen individuell zugeschnittene Lösungen für die Erreichung Ihrer Ziele oder einfach als Entlastung für Ihr Tagesgeschäft die bestmögliche Lösung finden.

Es gibt immer noch Bereiche, in denen Technologie noch nicht so große Spuren hinterlassen hat – zum Beispiel in der Rechtswelt. Der Einsatz von Technik in der Rechtspflege wird als „Legal Tech“ bezeichnet.

Legal Tech:

Definition

In Deutschland ist Legal Tech weitgehend unbekannt. In anderen Ländern jedoch, wie den USA oder Großbritannien, ist dieser Begriff schon lange etabliert. Dort gibt es schon seit vielen Jahren Unternehmen, die sich auf die Bereitstellung von technischen Lösungen für die Rechtsbranche spezialisiert haben. Aber was genau ist Legal Tech eigentlich?

Zusammengefasst: Es ist die Verwendung von Technologie in der Rechtspflege.

Dabei kann es sich um Softwarelösungen handeln, die dabei helfen, juristische Tätigkeiten effizienter zu gestalten. Oder auch um Online-Dienste, mit denen Mandanten oder Kunden selbstständig Recherchen durchführen oder ihren Fall prüfen können.

Vorstellbar sind in diesem Rahmen Software-Lösungen für

Legal Tech - Automatische Vertragserstellung

die automatisierte Vertragserstellung

die (rechtssichere) Ablage und das Management relevanter Unterlagen und Verträge

die standardisierte Prüfung von rechtlich relevanten Sachverhalten

die Implementierung von Standardprozessen, z.B. zur Vertragsprüfung

Vorteile von Legal Tech

Die Vorteile und Möglichkeiten von Legal Tech sind vielfältig.

Zunächst einmal kann die richtige Software dazu beitragen, die Arbeit deutlich zu beschleunigen. Dokumente müssen nicht mehr manuell erstellt, sondern können mithilfe einer entsprechenden Vorlage schneller und einfacher geprüft und (rechtssicher) generiert werden. Auch Recherchen können durch die Nutzung von entsprechenden Datenbanken deutlich schneller und effizienter durchgeführt werden. Das Auffinden der relevanten Informationen wird dank Legal Tech-Lösungen zum Kinderspiel.

Bereits diese (wenigen) Beispiele zeigen, dass Zeit- und Kostenersparnisse, eine weitgehende und bessere Vernetzung und Kommunikation zwischen Dienstleister und Kunden oder auch die Automatisierung von Standardprozessen durch den Einsatz von Legal Tech-Lösungen möglich sind.

Mit dem richtigen Anbieter zu mehr Effizienz

Die Vorteile von Legal Tech lassen sich am besten gemeinsam realisieren und für sich nutzen!

Es ist entscheidend, zu verstehen, dass Legal Tech die Rechtsbranche und das Berufsbild von Juristinnen und Juristen bereits heute verändert. Der Einsatz von Technik führt hierbei dazu, dass Dienstleistungen effektiver, transparenter und kostengünstiger bereitgestellt werden können.

Nicht nur das Berufsbild und die Arbeit von Juristinnen und Juristen ist davon betroffen. Jede rechtlich relevante und notwendige Tätigkeit kann mit der richtigen Lösung gemeistert werden. Nutzen Sie die richtigen Lösungen im Bereich Legal Tech, eröffnet sich Ihnen eine ganz neue Perspektive und vor allem eine Menge Zeit, die Sie sparen.

Ob Dokumentenmanagement, Vertragserstellung oder den rechtssicheren Versand von Briefen oder elektronischer Kommunikation: Gemeinsam mit unserem breiten Partnernetzwerk können wir die für Sie passende Lösung anbieten.

Sie profitieren dabei von unserer langjährigen Erfahrung in der Beratung sowohl von KMU als auch von Großkonzernen. Die Einführung neuer Systeme in die tägliche Arbeit Ihres Unternehmens begleiten wir gerne und unterstützen Sie bei der sicheren Umsetzung aller notwendigen Schritte.

Sprechen Sie uns an!

Legal Tech: Ihre Ansprechpartner

Mit diesen Leistungen untersützen wir Unternhemen dabei ihre Herausforderungen beim Thema Datenschutz zu meistern. Zögern Sie nicht, in einem brachenspezifischen und individuellen Beratungsgespräch herauszufinden, was wir für Sie tun können!

„In unserer beruflichen Praxis haben wir uns in den letzten Jahren auf das Thema Datenschutz und Datenschutzberatung nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) spezialisiert. Wir haben bereits zahlreichen Unternehmen geholfen, die mannigfaltigen Herausforderungen dieser Thematik zu meistern.“

Danilo Terrasi

CEO & Gründer, ink solutions GmbH

„Beim Thema Datenschutz finden Sie in ink solutions einen Partner, der immer eine passende Lösung für Sie und Ihr Unternehmen findet! Lernen Sie uns kennen und finden Sie heraus, wie guter Datenschutz die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen fördert und Vertrauen bei Kunden und Mitarbeitern schafft – denn Digitalisierung und Datenschutz gehen Hand in Hand.“

Jörn Hedderich

CEO & Gründer, ink solutions GmbH

Legal Tech FAQ

Was ist Datenschutz?

Datenschutz ergibt sich aus dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung und schützt das allgemeine Persönlichkeitsrecht. Der Grundgedanken hinter dem Datenschutz ist, dass jeder Mensch selbst in der Lage sein muss zu entscheiden, was mit seinen Daten und Informationen passiert. Dies bedeutet, dass Betroffene immer Informiert werden müssen, wenn ihre Daten verwendet werden und selbst entscheiden dürfen, was mit diesen gemacht wird.

Warum ist Datenschutz wichtig?

Datenschutz ist Grundrechtsschutz und hilft beim Aufbau von Vertrauen mit Kunden und Mitarbeitern und schützt das Grundrecht auf informelle Selbstbestimmung. Smarter Datenschutz unterstützt außerdem Ihre Digitalisierung und hilft dabei, zukunftsfähige digitale Infrastrukturen zu definieren.

Wer ist von der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) betroffen?

Die Datenschutzgrundverordnung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU und sie gilt auch für Nicht-Europäische Unternehmen die innerhalb der EU Daten verarbeiten. In der Praxis sind hauptsächlich Unternehmen und staatliche Stellen betroffen. Je sensibler die Datenverarbeitung, desto höher fallen die Anforderungen aus. Ausgenommen ist die Datenverarbeitung im persönlichen und familiären Bereich.

Welche Daten zählen zu den personenbezogenen Daten gemäß DSGVO?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen oder diese identifizierbar machen. Hierzu zählen fast alle Daten, sofern diese mit einer Person in Verbindung gebracht werden. Personenbezogene Daten sind u.a.

Name
Anschrift
E-Mail Adresse
Bewerbungsunterlagen
Protokolle über Zutritt von Personen in Gebäude
Bild- und Videomaterial auf dem Personen erkennbar sind
IP-Adressen
Das KfZ-Nummernschild
Video- oder Fotoaufnahmen
…

Was sind typische Fälle für Dokumentationspflichten im Datenschutz?

Dokumentationspflichten ergeben sich im Wesentlichen aus dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit (Accountability). Verantwortliche für den Datenschutz müssen zu jeder Zeit nachweisen können, dass sie die Anforderungen aus dem Datenschutz erfüllen. Um das umsetzen zu können, müssen Vorgänge im Datenschutz dokumentiert werden.

Dies bedeutet dass u.a. die Durchführung von Datenschutzschulungen, die Etablierung eines Datenschutz Managements oder eines Lösch- und Berechtigungskonzeptesdokumentiert werden müssen.

7 Gründe für professionellen Datenschutz im Unternehmen

Stärkung von Vertrauen gegenüber Mitarbeitern und Kunden
Gewährleistung der Compliance
Pragmatischer Datenschutz unterstützt Prozesse und erschwert diese nicht
Schutz vor Bußgeldern
Schutz vor Imageschäden
Datenschutz gibt moderner IT Struktur
Datenschutz ist Grundrechtsschutz

Wer ist in einem Unternehmen für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich?

Datenschutz ist Managementaufgabe! Für die Umsetzung der Anforderungen aus dem Datenschutz ist die Geschäftsleitung verantwortlich.
Für die Einhaltung des Datenschutzes ist letztendlich aber auch jeder Mitarbeiter im Rahmen der eigenen Rolle zuständig. Die Geschäftsführung und die Führungskräfte sind darüber hinaus dafür verantwortlich, geeignete Maßnahmen zur Umsetzung des Datenschutzes zu planen und umzusetzen. Dies erfordert auch die Etablierung eines effektiven Datenschutz Managementsystems. Datenschutzbeauftragte haben hier die Funktion, die Umsetzung zu beraten und auf den Datenschutz hinzuwirken.

Wann braucht man einen externen Datenschutzbeauftragten?

Die Bestellpflicht besteht grundsätzlich wenn Teile Ihres Geschäftszwecks die Verarbeitung personenbezogener Daten ist (z.B. Personalvermittlung oder Callcenter) oder wenn regelmäßig mehr als 10 Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (z.B. der Fall bei großen Personalabteilungen).

In unserem Blogbeitrag zur Bestellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten erklären wir detailliert Entscheidungsfaktoren für diesen Prozess.

Wer darf im Unternehmen Datenschutzbeauftragter sein?

Datenschutzbeauftragter darf sein, wer die benötigte Qualifikation und insbesondere das notwendige Fachwissen besitzt. Als Datenschutzbeauftragte können sowohl interne Mitarbeiter wie externe Dienstleister bestellt werden. Datenschutzbeauftragte sind in Ihrer Tätigkeit weisungsfrei und sollen frei von Interessenkonflikten sein. Daher werden diese in der Regel organisatorisch direkt der Geschäftsführung zugeordnet. Aufgrund möglicher Interessenkonflikte sind Geschäftsführer von der Rolle als Datenschutzbeauftragte ausgeschlossen, wie in der Regel auch Führungskräfte.

Wann benötigt man eine Datenschutzerklärung?

Die Datenschutzerklärung ist in den Art. 12 bis 14 DSGVO geregelt und ein Teil der DSGVO, der in Zukunft noch einmal überarbeitet werden wird. Denn aktuell muss eine Information gemäß dieser Artikel immer erfolgen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Da dies praktisch häufig zu organiatorischen Probleme führt, wird die Datenschutzerklärung häufig auf die Unternehmenswebseite ausgelagert um eine möglichst pragmatische Information der Betroffenen zu ermöglichen.

Sind Schulungen zum Datenschutz vorgeschrieben?

Datenschutzschulungen werden nicht explizit im Gesetz gefordert. Die DSGVO erfordert allerdings, die Umsetzung von angemessenen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes. Hierzu gehört auch die regelmäßige Schulung von Mitarbeitern, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. In der Praxis bedeutet dies, dass nicht zwingend der Handwerker der im Kundeneinsatz tätig ist, geschult werden müssen aber durchaus die Mitarbeiter/innen der Personalabteilung oder die IT Administrator*innen.

Was ist ein Datenschutzverstoß?

Ein Datenschutzverstoß bedeutet letztendlich das die Vorschriften der DSGVO, des BDSG oder weiterer Datenschutz-Regularien nicht eingehalten wurden. Da Bagatellverstöße im Datenschutz allerdings alltäglich sind und selbst bei den Aufsichtsbehörden vorkommen, sind mit dem Begriff Datenschutzverstoß in Regel meldepflichtige Datenschutzpannen oder Bußgeldbewehrte Verstöße gemeint. Ein Datenschutzverstoß kann sich daraus ergeben, dass Regeln nicht eingehalten werden z.B. weil kein Löschkonzept implementiert wurde oder dadurch dass Daten gestohlen wurden.

Datenschutzpanne im Unternehmen: Was tun?

Wenn es in Ihrem Unternehmen zu einem Datenschutzverstoß kommt, sind Sie nach Art. 33 DSGVO dazu verpflichtet, diesen innerhalb von 72 Stunden an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde zu melden. Die meisten Aufsichtsbehörden haben hierfür ein Online-Formular, und es ist möglich zur Einhaltung der knappen Frist eine Vorabmeldung zu machen, wenn der Sachverhalt noch nicht komplett aufgeklärt ist. Von einem Datenschutzverstoß ist jedoch nur auszugehen, wenn dieser Verstoß auch zu einem Risiko für Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen führt.

Kommen Sie bei Ihrer Beurteilung zu dem Ergebnis, dass ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten des Betroffenen besteht (z.B. weil seine Kreditkartendaten entwendet wurden), dann muss dieser darüber informiert werden.