Compliance Beratung
Risiken erkennen und beherrschen

Erfolgreiche Umsetzung von IT-Compliance

im Unternehmen mit ink

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen führt zu einer Zunahme der Komplexität der IT-Systeme. Rechtliche und regulatorische Vorgaben im Bereich der IT-Compliance erfordern eine enge Integration der IT in Unternehmensabläufe, zusätzlich steigen die betrieblichen Anforderungen an Effizienz und Zuverlässigkeit von IT-Systemen.

Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Beratung unterschiedlichster Branchen, helfen wir Unternehmen bei der Sicherstellung ihrer IT-Compliance über verschiedene Systeme hinweg. Wir beraten Sie zu gängigen Standards wie DSGVO, BDSG, BAIT, MaRisk, ISO 27001 und dem BSI Grundschutz.

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Die Bedeutung von IT-Compliance

für Unternehmen

Die Bedeutung von IT-Compliance in Unternehmen sollte nicht unterschätzt werden. In einer immer digitaler werdenden Welt sind Unternehmen auf ihre IT-Systeme angewiesen, um zu funktionieren. Gleichzeitig steigt jedoch auch das Risiko von Cyberbedrohungen und Datenschutzverletzungen. Durch die Einhaltung von IT-Compliance-Standards können Unternehmen jedoch sicherstellen, dass ihre Systeme sicher sind und keine Daten verloren gehen.

Zu den Standards nach denen wir beraten gehören:

Compliance Beratung - ISO 27001

ISO 27001

Compliance Beratung - DSGVO

DSGVO

Compliance Beratung - BAIT

BAIT

Compliance Beratung - MaRisk

MaRisk

Compliance Beratung - BSI Grundschutz

BSI Grundschutz

Compliance Beratung - PMI/PMP

PMI/PMP

Unsere Beratung umfasst die Sicherheit der IT-Systeme, die Richtlinien für den Umgang mit Daten sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Einhaltung von IT-Compliance-Standards ist wichtig, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen seinen rechtlichen Verpflichtungen nachkommt und seine IT-Systeme vor Bedrohungen schützt.

Trotz einiger Herausforderungen ist es wichtig, dass Unternehmen ihr Compliance-Programm ernst nehmen und regelmäßig überprüfen. Durch die Einhaltung von IT-Compliance-Standards können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme sicher sind und keine Daten verloren gehen. Gleichzeitig können sie so auch potenzielle Strafen oder Bußgelder vermeiden, die im Falle einer Verletzung der Bestimmungen drohen.

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IT-Compliance und IT-Governance

Die IT-Compliance ist ein wesentlicher Bestandteil der IT-Governance. Letzteres umfasst die Management- und Vorstandsaufgaben zur Steuerung der Organisationsstrukturen, der Prozessintegrität und der Abstimmung der IT auf die Unternehmensstrategie und den damit verbundenen Unternehmenszielen. Die IT-Compliance sorgt dafür, dass die IT-Abteilung den gesetzlichen Vorgaben entspricht und somit einen wesentlichen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele leistet.

Die steigenden Anforderungen aus dem IT-Compliance-Bereich machen es für Unternehmen zunehmend schwieriger, diese zu erfüllen. Vor allem die Gefahr der Intransparenz bei der Erfüllung der nationalen und internationalen Vorgaben durch die IT und die Unternehmensführung ist hier von großer Bedeutung. Umso wichtiger ist es, eine systematische Vorgehensweise bei der Erfüllung von IT-Compliance-Anforderungen anzuwenden.

Unternehmen müssen also einen flexiblen und anpassungsfähigen Ansatz verfolgen, wenn sie ihre Compliance-Strategie erfolgreich umsetzen wollen.

Wie erfolgreiche Unternehmen IT-Compliance umsetzen

IT-Compliance bringt für Unternehmen einige Herausforderungen mit sich. Um diese erfolgreich zu meistern, müssen diverse Maßnahmen ergriffen werden.

Zunächst ist es wichtig, dass das Unternehmen ein Compliance-Management System (CMS) etabliert. Dieses System dient der Überwachung und Kontrolle aller Compliance-relevanten Aktivitäten im Unternehmen.

Des Weiteren sollte eine klare Rolle und Verantwortung für die Umsetzung von IT-Compliance im Unternehmen definiert werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter wissen, welche Regeln gelten und wie diese umgesetzt werden müssen.

Schließlich ist auch eine regelmäßige Überprüfung der IT-Compliance erforderlich, um auf eventuelle Regelverstöße reagieren zu können.

Compliance Beratung: Ihre Ansprechpartner

Mit diesen Leistungen untersützen wir Unternhemen dabei ihre Herausforderungen beim Thema Datenschutz zu meistern. Zögern Sie nicht, in einem brachenspezifischen und individuellen Beratungsgespräch herauszufinden, was wir für Sie tun können!

„In unserer beruflichen Praxis haben wir uns in den letzten Jahren auf das Thema Datenschutz und Datenschutzberatung nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) spezialisiert. Wir haben bereits zahlreichen Unternehmen geholfen, die mannigfaltigen Herausforderungen dieser Thematik zu meistern.“

Danilo Terrasi

CEO & Gründer, ink solutions GmbH

„Beim Thema Datenschutz finden Sie in ink solutions einen Partner, der immer eine passende Lösung für Sie und Ihr Unternehmen findet! Lernen Sie uns kennen und finden Sie heraus, wie guter Datenschutz die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen fördert und Vertrauen bei Kunden und Mitarbeitern schafft – denn Digitalisierung und Datenschutz gehen Hand in Hand.“

Jörn Hedderich

CEO & Gründer, ink solutions GmbH

Compliance Beratung FAQ

Was ist Datenschutz?
Datenschutz ergibt sich aus dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung und schützt das allgemeine Persönlichkeitsrecht. Der Grundgedanken hinter dem Datenschutz ist, dass jeder Mensch selbst in der Lage sein muss zu entscheiden, was mit seinen Daten und Informationen passiert. Dies bedeutet, dass Betroffene immer Informiert werden müssen, wenn ihre Daten verwendet werden und selbst entscheiden dürfen, was mit diesen gemacht wird.   
Warum ist Datenschutz wichtig?
Datenschutz ist Grundrechtsschutz und hilft beim Aufbau von Vertrauen mit Kunden und Mitarbeitern und schützt das Grundrecht auf informelle Selbstbestimmung. Smarter Datenschutz unterstützt außerdem Ihre Digitalisierung und hilft dabei, zukunftsfähige digitale Infrastrukturen zu definieren.
Wer ist von der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) betroffen?
Die Datenschutzgrundverordnung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU und sie gilt auch für Nicht-Europäische Unternehmen die innerhalb der EU Daten verarbeiten. In der Praxis sind hauptsächlich Unternehmen und staatliche Stellen betroffen. Je sensibler die Datenverarbeitung, desto höher fallen die Anforderungen aus. Ausgenommen ist die Datenverarbeitung im persönlichen und familiären Bereich.
Welche Daten zählen zu den personenbezogenen Daten gemäß DSGVO?
Welche Daten zählen zu den personenbezogenen Daten gemäß DSGVO?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen oder diese identifizierbar machen. Hierzu zählen fast alle Daten, sofern diese mit einer Person in Verbindung gebracht werden. Personenbezogene Daten sind u.a.

  • Name
  • Anschrift
  • E-Mail Adresse
  • Bewerbungsunterlagen
  • Protokolle über Zutritt von Personen in Gebäude
  • Bild- und Videomaterial auf dem Personen erkennbar sind
  • IP-Adressen
  • Das KfZ-Nummernschild
  • Video- oder Fotoaufnahmen
  • …
Was sind typische Fälle für Dokumentationspflichten im Datenschutz?
Dokumentationspflichten ergeben sich im Wesentlichen aus dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit (Accountability). Verantwortliche für den Datenschutz müssen zu jeder Zeit nachweisen können, dass sie die Anforderungen aus dem Datenschutz erfüllen. Um das umsetzen zu können, müssen Vorgänge im Datenschutz dokumentiert werden.

Dies bedeutet dass u.a. die Durchführung von Datenschutzschulungen, die Etablierung eines Datenschutz Managements oder eines Lösch- und Berechtigungskonzeptesdokumentiert werden müssen.

7 Gründe für professionellen Datenschutz im Unternehmen
  1. Stärkung von Vertrauen gegenüber Mitarbeitern und Kunden
  2. Gewährleistung der Compliance
  3. Pragmatischer Datenschutz unterstützt Prozesse und erschwert diese nicht
  4. Schutz vor Bußgeldern
  5. Schutz vor Imageschäden
  6. Datenschutz gibt moderner IT Struktur
  7. Datenschutz ist Grundrechtsschutz
Wer ist in einem Unternehmen für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich?
Datenschutz ist Managementaufgabe! Für die Umsetzung der Anforderungen aus dem Datenschutz ist die Geschäftsleitung verantwortlich.
Für die Einhaltung des Datenschutzes ist letztendlich aber auch jeder Mitarbeiter im Rahmen der eigenen Rolle zuständig. Die Geschäftsführung und die Führungskräfte sind darüber hinaus dafür verantwortlich, geeignete Maßnahmen zur Umsetzung des Datenschutzes zu planen und umzusetzen. Dies erfordert auch die Etablierung eines effektiven Datenschutz Managementsystems. Datenschutzbeauftragte haben hier die Funktion, die Umsetzung zu beraten und auf den Datenschutz hinzuwirken.
Wann braucht man einen externen Datenschutzbeauftragten?
Die Bestellpflicht besteht grundsätzlich wenn Teile Ihres Geschäftszwecks die Verarbeitung personenbezogener Daten ist (z.B. Personalvermittlung oder Callcenter) oder wenn regelmäßig mehr als 10 Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (z.B. der Fall bei großen Personalabteilungen).

In unserem Blogbeitrag zur Bestellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten erklären wir detailliert Entscheidungsfaktoren für diesen Prozess.

Wer darf im Unternehmen Datenschutzbeauftragter sein?
Datenschutzbeauftragter darf sein, wer die benötigte Qualifikation und insbesondere das notwendige Fachwissen besitzt. Als Datenschutzbeauftragte können sowohl interne Mitarbeiter wie externe Dienstleister bestellt werden. Datenschutzbeauftragte sind in Ihrer Tätigkeit weisungsfrei und sollen frei von Interessenkonflikten sein. Daher werden diese in der Regel organisatorisch direkt der Geschäftsführung zugeordnet. Aufgrund möglicher Interessenkonflikte sind Geschäftsführer von der Rolle als Datenschutzbeauftragte ausgeschlossen, wie in der Regel auch Führungskräfte.
Wann benötigt man eine Datenschutzerklärung?
Die Datenschutzerklärung ist in den Art. 12 bis 14 DSGVO geregelt und ein Teil der DSGVO, der in Zukunft noch einmal überarbeitet werden wird. Denn aktuell muss eine Information gemäß dieser Artikel immer erfolgen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Da dies praktisch häufig zu organiatorischen Probleme führt, wird die Datenschutzerklärung häufig auf die Unternehmenswebseite ausgelagert um eine möglichst pragmatische Information der Betroffenen zu ermöglichen.
Sind Schulungen zum Datenschutz vorgeschrieben?
Datenschutzschulungen werden nicht explizit im Gesetz gefordert. Die DSGVO erfordert allerdings, die Umsetzung von angemessenen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes. Hierzu gehört auch die regelmäßige Schulung von Mitarbeitern, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. In der Praxis bedeutet dies, dass nicht zwingend der Handwerker der im Kundeneinsatz tätig ist, geschult werden müssen aber durchaus die Mitarbeiter/innen der Personalabteilung oder die IT Administrator*innen.
Was ist ein Datenschutzverstoß?
Ein Datenschutzverstoß bedeutet letztendlich das die Vorschriften der DSGVO, des BDSG oder weiterer Datenschutz-Regularien nicht eingehalten wurden. Da Bagatellverstöße im Datenschutz allerdings alltäglich sind und selbst bei den Aufsichtsbehörden vorkommen, sind mit dem Begriff Datenschutzverstoß in Regel meldepflichtige Datenschutzpannen oder Bußgeldbewehrte Verstöße gemeint. Ein Datenschutzverstoß kann sich daraus ergeben, dass Regeln nicht eingehalten werden z.B. weil kein Löschkonzept implementiert wurde oder dadurch dass Daten gestohlen wurden.
Datenschutzpanne im Unternehmen: Was tun?
Wenn es in Ihrem Unternehmen zu einem Datenschutzverstoß kommt, sind Sie nach Art. 33 DSGVO dazu verpflichtet, diesen innerhalb von 72 Stunden an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde zu melden. Die meisten Aufsichtsbehörden haben hierfür ein Online-Formular, und es ist möglich zur Einhaltung der knappen Frist eine Vorabmeldung zu machen, wenn der Sachverhalt noch nicht komplett aufgeklärt ist. Von einem Datenschutzverstoß ist jedoch nur auszugehen, wenn dieser Verstoß auch zu einem Risiko für Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen führt.

Kommen Sie bei Ihrer Beurteilung zu dem Ergebnis, dass ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten des Betroffenen besteht (z.B. weil seine Kreditkartendaten entwendet wurden), dann muss dieser darüber informiert werden.

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